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タスクの作り方
このページではタスク管理で設定可能な「レベル１：対象者リストを作成する」から「レベル５：連続タスクを全自動で行う」内容まで解説しています。
レベルが上がるごとに自動化して手離れしますが、初めてタスクを作る場合には、まずは簡単な設定から始め、手動で運用した後に、段階的に自動化することをお勧めします。
このページでは「無料会員で有効期限があと3日で切れる方に対応する一連の作業」を例に段階的にタスクを自動化する設定を解説します。
【レベル１】目的に応じた対象者リストを作成しておく
タスクの作成の第一歩として以下図のように対象者リストを簡単な手続きで呼び出せるようにしておく必要があります。
当システムでは、会員個別のデータ「無料会員」「有効期限」などを対象に検索を行い対象者を絞り込みできます。
この検索の条件自体を保存しておくことにより、毎回検索条件の入力が不要になり、対象者リストを瞬時に呼び出すことが可能です。
詳細な説明は検索条件の保存と簡単呼び出し方法をご覧ください。
【レベル２】対象者リストをダッシュボードに表示する
レベル１で対象者リストを作成し、追加で設定を行うとダッシュボードに対象者を表示し、次のアクションを起こしやすくすることができます。
対象者に対するアクションの一例として
無料会員で有効期限があと３日で切れる方をダッシュボードに表示
→表示された方に「メールを送信する」
→表示された方に「サポートデスクからメッセージ送信」
などがあります。その他よく使われるアクション例を以下にまとめてあります。
参考：アクションの種類
【レベル３】単体の手動タスクを実行する
レベル２まで設定したタスクにアクション（データ変更、メール送信の設定）を設定すると、ダッシュボードに対象者を表示し、設定したアクションを目視で確認後実行することが出来ます。
対象者に対するアクションが定形化している場合にはレベル3以降を検討します。
→決められたメールを送る
→決められた有効期限を延ばす
→決められた秘密のページの閲覧許可をだす
その他よく使われるアクション例を以下にまとめてあります。
参考：自動（タスク管理）で行えるアクション
メルマガのほかアクションを設定することが出来ます
【レベル４】単体のタスクを自動化する
ある一定期間、手動タスクで運用し、自動化できそうなタスクをさらに設定する事で、定型化したアクションを全自動で実行することが出来ます。
全自動とはシステムが定期的に対象者を検索し、その対象者に決められたタスクを実行することです。
検索する頻度は通常10分おきに実行されますが、設定によっては毎日1回朝10時などに設定することができます。
タスクを定期的に繰り返す設定
タスクを順番通り行い最後のタスクの処理を行った後に一定期間を設け、再度先頭のタスクから繰り返す設定になります。
単体のタスクを繰り返す例としては毎月1回や年1回のメールで定期連絡等を行う場合に利用が想定され、連続タスクで組まれたステップメールを再度1通目から送りたい場合などに利用します。
実行したタスクは、ある一定期間の経過後は再度同じタスクを繰り返しすることが出来ます。
期間の設定により、毎月１回、半年に１回など定期的に行う際に便利な設定です。
【レベル５】自動タスクを連続させる
連続するタスクの場合、最初に実行したタスクが基点になりタスクとタスクの間隔を自由に変更することができます。
連続タスク例
タスク１【基点となるタスク】有効期限があと3日切れる方にメール配信する
タスク２【タスク１の３日後】有効期限は本日までのメール配信する
タスク３【タスク２の３日後】有効期限が過ぎたので無料会員からメルマガ会員へ移動する
アクションの種類（手動と自動）
ダッシュボードに表示された対象者に起こすアクションとしては、自動でできるものと、管理者が手動で起こすアクションがあります。
手動で起こすアクション例
サポートデスクからメッセージ送信行う
継続課金の未払いが発生している人の対応
有効期限が切れている方への対応など
自動（タスク管理）で行えるアクション
タスク管理のstep３とstep４の設定で以下の内容を設定可能です。
○対象者リストにメールを送信する
○対象者のデータ変更を行う
・ステータス変更
（例）無料会員からメルマガ会員へ変更する
新しいライセンスを追加する
（例）無料会員に加えメルマガ会員を追加する
・有効期限の変更
有効期限を一律に変更する
会員個別の有効期限に○日追加する
会員個別の有効期限に○カ月追加する
・秘密のページ解放＆閉鎖
秘密のページを解放する…（例）ある教材のページの閲覧許可を出す
秘密のページを閉鎖する…（例）ある教材のページの閲覧許可を取り下げる
・備考欄に追記
会員のライセンス詳細にある備考欄にテキストで追記をします。